할 일은 많은데 어디서부터 시작해야 할지 막막한 날이 있습니다.
메일에 답장해야 하고, 회의도 준비해야 하고, 미뤄둔 일도 처리해야 합니다. 그런데 바쁠수록 무엇부터 해야 할지 결정하는 데 시간을 더 쓰게 되죠.
이럴 때 AI를 활용해 볼 수 있습니다.
거창한 자동화 시스템을 만들거나 복잡한 도구를 배울 필요는 없습니다. 단 10분 동안 할 일을 정리하고, 우선순위를 정하고, 첫 번째 행동을 결정하는 것부터 시작하면 됩니다.
오늘 소개할 방법은 ‘2분 + 5분 + 3분’으로 구성한 간단한 업무 정리 루틴입니다.
1. 첫 2분 : 머릿속에 있는 할 일을 모두 꺼내기
가장 먼저 할 일은 정리가 아닙니다. 생각나는 일을 일단 적는 것입니다.
예를 들어 오늘 이런 일들이 있다고 가정해 보겠습니다.
- 고객에게 이메일 답장하기
- 오후 4시까지 자료 전달하기
- 내일 회의 준비하기
- 미뤄둔 영수증 정리하기
- 새로운 아이디어 검토하기
- 운동하기
이 단계에서는 순서를 정할 필요가 없습니다.
중요한 일인지, 금방 끝나는 일인지도 고민하지 마세요. 머릿속에 있는 일을 빠짐없이 적는 것이 목표입니다.
AI에 전달할 때도 처음부터 완벽하게 정리된 문장이 필요하지 않습니다.
기억할 점: AI는 머릿속에만 있는 정보를 알 수 없습니다. 해야 할 일과 중요한 마감 시간은 직접 알려줘야 합니다.
2. 다음 5분 : AI와 함께 우선순위 정하기
이제 적어둔 목록을 AI에 전달합니다.
다음 문장을 활용해 보세요.
오늘 해야 할 일들을 정리하고 싶어.
아래 목록을 보고 ‘오늘 반드시 해야 할 일’, ‘시간이 남으면 할 일’, ‘다음으로 미뤄도 되는 일’로 분류해 줘.
마감 시간이 있는 일과 다른 사람을 기다리게 하는 일을 먼저 고려해 줘.
오늘 가장 중요한 일 3개도 추천해 줘. 판단에 필요한 정보가 부족하면 임의로 추측하지 말고 질문해 줘.
[여기에 할 일 목록 입력]
AI가 정리한 결과를 그대로 따를 필요는 없습니다.
예를 들어 오후 4시까지 보내야 하는 자료가 있다면, 단순히 작업 시간이 짧은 이메일보다 자료 준비를 먼저 해야 할 수 있습니다.
반대로 다른 사람의 답변이 있어야 진행할 수 있는 업무라면, 짧은 확인 메시지를 먼저 보내는 편이 유리할 수도 있겠죠.
AI가 제안하는 순서는 어디까지나 초안입니다. 실제 마감과 중요도를 알고 있는 사람은 나 자신이라는 점을 기억하세요.
이 단계가 끝났다면 오늘 가장 중요한 일 세 가지만 남겨봅니다.
3. 마지막 3분 : 첫 번째 행동을 아주 작게 만들기
우선순위를 정했는데도 일이 손에 잡히지 않는다면, 시작해야 할 행동이 너무 크게 느껴지기 때문일 수 있습니다.
‘제안서 작성하기’보다 ‘제안서 목차 5개 적기’가 시작하기 쉽습니다.
‘이메일 정리하기’보다 ‘답장이 필요한 메일 3개 골라내기’가 구체적이고요.
AI에 이렇게 요청해 보세요.
오늘 가장 중요한 일은 [업무 이름]이야.
지금 바로 시작할 수 있도록 첫 15분 동안 할 일을 3단계로 나눠줘.
각 단계는 작고 구체적인 행동으로 작성해 줘. 새로운 도구를 설치하거나 추가 준비가 필요한 방법은 제외해 줘.
이제 AI가 제안한 첫 번째 행동을 확인하고 바로 시작하면 됩니다.
10분 동안 하루 전체를 완벽하게 계획하려는 것이 아닙니다. 망설이는 시간을 줄이고 지금 할 일을 분명하게 만드는 것이 핵심입니다.
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매일 세 단계로 나누어 질문하기 번거롭다면 아래 문장 하나로 시작해도 좋습니다.
너는 나의 업무 정리 도우미야.
오늘 해야 할 일을 아래에 적을게.
- 마감 시간과 중요도를 기준으로 분류해 줘.
- 오늘 반드시 끝내야 할 일 3개를 추천해 줘.
- 각 업무의 예상 소요 시간을 제안하되, 추정치임을 표시해 줘.
- 가장 중요한 업무를 시작하기 위한 첫 15분 행동 계획을 만들어 줘.
- 판단에 필요한 정보가 부족하면 질문해 줘.
오늘 사용할 수 있는 시간: [시간 입력]
고정 일정 및 마감: [일정 입력]
해야 할 일: [목록 입력]
결과가 마음에 들지 않는다면 다시 처음부터 입력할 필요도 없습니다.
“첫 번째 업무는 이미 절반 정도 끝났어.”
“오후에는 회의가 있어서 집중하기 어려워.”
“오늘은 에너지가 많지 않으니 꼭 필요한 일만 남겨줘.”
이렇게 추가 상황을 알려주면서 계획을 조정하면 됩니다.
AI로 업무를 정리할 때 기억할 세 가지
첫째, 중요한 개인정보나 회사 기밀은 입력하지 마세요.
고객의 실명, 비공개 계약 내용, 계정 정보 등은 제외하거나 익명화한 뒤 활용하는 것이 좋습니다.
둘째, AI가 제시한 소요 시간은 예상일 뿐입니다.
같은 업무도 사람과 상황에 따라 걸리는 시간이 달라집니다. 일정 사이에 여유를 두세요.
셋째, 마지막 결정은 직접 하세요.
AI는 선택지를 정리하는 데 도움을 줄 수 있지만, 실제 업무의 중요성과 책임까지 판단해 주지는 못합니다.
오늘은 10분만 써보세요
생산성을 높이기 위해 꼭 새로운 앱을 설치하거나 복잡한 시스템을 만들 필요는 없습니다.
오늘 해야 할 일을 적는 2분.
우선순위를 정하는 5분.
첫 번째 행동을 결정하는 3분.
이 작은 루틴만으로도 하루를 조금 더 명확하게 시작할 수 있습니다.
할 일을 모두 끝내는 하루도 좋지만, 무엇부터 해야 할지 알고 시작하는 하루 역시 충분히 의미 있습니다.
하루폴드는 앞으로도 일과 일상에서 실제로 써볼 만한 도구와 방법들을 하나씩 소개하겠습니다.